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Allgemein
Wird ein Chat als interner Meldekanal verwendet, können Hinweisgebende schriftlich Meldungen abgeben und werden dabei nach Informationen gefragt. Hinweisgebende rufen den Chat auf und geben ihre Meldung ab.
Organisationen richten hierfür eine Chat-Funktion ein, über die Ansprechpartner mit Hinweisgebenden kommunizieren oder die durch ein automatische Chat-Funktion (Chat-Roboter) unterstützt wird.
Bei dieser Variante der Meldungsabgabe handelt es sich um eine schriftliche Meldung. Am Ende des Chats oder im Nachhinein an die Kontaktdaten ist gem. HSchG eine Empfangsbestätigung der Meldung innerhalb von sieben Kalendertagen an Hinweisgebende zu übermitteln (vgl. § 9 Abs 1 HSchG).
Für die Kontaktaufnahme mit Hinweisgebenden nach der Meldungsabgabe müssen Kontaktdaten von Hinweisgebenden abgefragt werden oder ein Zugriff zum Chat-Tool für Hinweisgebende auch nach der Meldungsabgabe ermöglicht werden, um auch anonyme Meldungen zu unterstützen.
Variante 1 - Chat mit direktem Kontakt zu einem Ansprechpartner
Von Organisationen werden Personen bestimmt oder externe Dienstleister beauftragt, die die Meldungen entgegennehmen und mit Hinweisgebenden über den Chat kommunizieren. Von der Organisation ist zu definieren, wann der Chat verfügbar ist. Eine 24/7-Verfügbarkeit kann kostspielig sein.
Die Ansprechpartner sollten die Sprachen, in der Meldungen abgegebenen werden können, beherrschen und über das notwendige Wissen zum Umgang mit Meldungen und Hinweisgebenden verfügen.
Variante 2 - Chat mit Chat-Roboter
Die Entgegennahme von Hinweisen kann unterstützt oder komplett durch Chat-Roboter erfolgen. Technische Unterstützung bei der Hinweisabgabe über eine Chat-Funktion gibt es in unterschiedlichem Umfang. Von der Abfrage über eine einfache hinterlegte Frageliste bis hin zur Unterstützung durch Künstliche Intelligenz gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Vor allem initiale Angaben, wie Name, Kontaktdaten, Meldekategorie und andere Informationen, die bei jedem Hinweis abgefragt werden sollen, können technisch unterstützt beschafft werden. Fragen zum Fehlverhalten, das gemeldet werden soll, sollten gut durchdacht und auf die jeweilige Meldung abgestimmt werden. Werden Hinweisgebende angeleitet, erhöht sich die Qualität der Meldung.
Ein durch Chat-Roboter unterstützter Chat steht 24/7 zur Verfügung, da keine personellen Ressourcen für die Entgegennahme von Meldungen notwendig sind.
Vorteile
Unmittelbare Kommunikation mit den Hinweisgebenden
Nachteile
24/7 Verfügbarkeit kostenintensiv
Chatroboter sind ggf. nicht ausreichend kompetent
Qualität der Informationen ist abhängig von Gesprächspartnern
Separate Ablage gemeinsam mit der Dokumentation der Bearbeitung auf bspw. Laufwerken erforderlich
Manueller Aufwand im Betrieb
Der manuelle Aufwand im Betrieb wird als mittel eingestuft, da Hinweise und die Unterlagen zur Analyse der Hinweise auf separaten gesicherten Laufwerken abgelegt werden müssen und nicht im Chat-System gespeichert werden können.
Hinweise sind zwar im Chat-System gespeichert und die Kommunikation mit Hinweisgebenden kann auch über das Chat-System erfolgen, jedoch sind alle anderen Unterlagen zur Hinweisanalyse an anderen Speicherorten aufzubewahren.
Bei Chat-Systemen mit direkt Kontakt zu einem Ansprechpartner ist der Aufwand am größten, da hierfür ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen, um die Verfügbarkeit des internen Meldekanals sicherstellen zu können. Diese Personen müssen auch über ausreichend fachliches und praktisches Knowhow zum Thema Whistleblowing verfügen.
Kosten
Die Kosten für die Anschaffung sind als mittel einzustufen, da Tools für den Chat angeschafft bzw. personelle Ressourcen für die Betreuung des Chats bereitgestellt werden müssen.
Fazit
Über Chats können anonyme und nicht anonyme Meldungen entgegengenommen werden. Hinweisgebende haben einfach Zugriff auf die Chat-Systeme und Meldungen können einfach abgegeben werden. Durch technische Unterstützung können Hinweisgebende durch den Prozess der Meldungsabgabe geführt werden und notwendige Informationen abgefragt werden. Bei Chats mit Kontakt zu einem Ansprechpartner hängt die Qualität und der Informationsgehalt der Meldung stark vom Ansprechpartner ab. Diese Variante kann ebenso kostenintensiv sein, da ausreichend personelle Ressourcen eingesetzt werden müssen.
Chat-Systeme mit technischer Unterstützung, wie Fragenkataloge, Entscheidungsbäume oder Künstlicher Intelligenz verringern den Bedarf an Beschäftigten für die Meldungsannahmen, jedoch kann sich dies negativ auf die Auskunftsbereitschaft von Hinweisgebenden auswirken. Die Qualität der gestellten Fragen und der Anleitung von Hinweisgebenden ist entscheidend.
Weitere Informationen
Welche Möglichkeiten es noch für interne Meldekanäle gibt und die Vor- und Nachteile finden Sie hier.
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