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Allgemein
Schriftliche Meldungen können bspw. über eine dezidierte E-Mail abgegeben werden. Bei dieser Variante wird ein E-Mail-Postfach eingerichtet, an das alle Hinweise von Hinweisgebenden zu richten sind. Das E-Mail-Postfach kann beim jeweiligen Unternehmen eingerichtet werden oder bei einer Konzerngesellschaft für den gesamten Konzern.
Die Fristen gem. § 9 HSchG (Empfangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen und Rückmeldung zur Meldungsbearbeitung innerhalb von drei Monaten) müssen ebenfalls eingehalten werden. Im Gegensatz zu einem physischen Briefkasten ist das Datum bekannt, an dem die E-Mail mit dem Hinweis eingelangt ist. Der genaue Fristenlauf kann bei dieser Variante besser festgestellt werden. Fristen müssen entsprechend eingetragen und nachverfolgt werden, um keine Frist zu versäumen. Im Gegensatz zu Hinweisgebersystemen erfolgt hier nur eine eingeschränkte automatische Fristenverwaltung.
Der Betreiber des E-Mail-Postfachs hat nur bedingten Einfluss auf die Form, in der Meldungen abgegeben werden. Hinweisgebende entscheiden, welche Informationen sie übermitteln, da bei E-Mails keine Strukturen für die Meldung vorgegeben ist. Wird ein Formular zur Verfügung gestellt, können Hinweisgebende dieses verwenden.
Hinweisgebende können E-Mails mit Hinweisen von ihrem privaten oder Firmen-E-Mail-Konto versenden oder eine anonyme E-Mail-Adresse verwenden. Der Betreiber hat die Möglichkeit mit Hinweisgebenden nur via E-Mail in Kontakt zu treten, sofern Hinweisgebende nicht weitere Kontaktdaten angeben.
Mehrere Personen im Unternehmen können Zugriff auf das E-Mail-Postfach haben, an das Hinweise zu senden sind. Somit kann bei Abwesenheit von Hinweisbearbeitern sichergestellt werden, dass Hinweise nicht unbearbeitet bleiben.
Mittels E-Mails können ebenso Dateien übermittelt werden, die als Nachweise für den gemeldeten Verstoß dienen. Wie bei allen E-Mails ist auch bei Hinweisen auf mögliche schädliche Anhänge zu achten (z.B. Malware).
Vorteile
Einfach einzurichten
Geringe Implementierungskosten
Nachteile
Eingeschränkt anonyme Kommunikation möglich
Keine zentrale Ablage
Separate Ablage des E-Mails, gemeinsam mit der Dokumentation der Bearbeitung auf einem Laufwerk erforderlich (E-Mail-Postfächer sollten nie als finale und einzige Speicherorte verwendet werden)
Verteilung ggf. über mehrere Postfächer und damit mehrere Speicherorte
Manueller Aufwand im Betrieb
Der manuelle Aufwand im Betrieb des E-Mail-Postfachs wird als mittel eingestuft.
Nach der Abgabe der Hinweise per E-Mail sollten Hinweisbearbeiter die Hinweise auf einem zentralen und gesicherten Laufwerk ablegen und dort alle weiteren Unterlagen und Information zur Bearbeitung speichern. Die Dokumentation der Hinweisbearbeitung muss in einem anderen System oder auf einem anderen Laufwerk erfolgen, da E-Mail-Postfächer keinen geeigneter Speicherort darstellen.
Datenschutzrechtliche Vorgaben (z.B. Anonymisierung oder Löschung von personenbezogenen Daten) können in E-Mail-Postfächern nur eingeschränkt durchgeführt werden.
Von den Betreibern des E-Mail-Postfachs sind Prozesse zur vertraulichen Behandlung der Meldungen bzw. der Identität der Betroffenen und zur Gewährleistung der Integrität der Daten zu implementieren. Hierfür sind bspw. Laufwerke mit eingeschränktem Zugriff einzurichten, wo die Daten zur Hinweisanalyse abgelegt werden, oder in jeder Kommunikationsform mit Hinweisgebenden deren Identität zu schützen. Je mehr Tools dafür verwendet werden, desto weiter verbreiten sich die vertraulichen Daten und die Übersicht, wo sich vertrauliche Daten befinden, kann verloren gehen. Ebenso gestaltet ein Verteilen der Daten die Einhaltung der Datenschutzrechte als sehr aufwändig.
Zur strukturierten Ablage und Bearbeitung sind beim internen Meldekanal in Form eines E-Mail-Postfachs einige weitere manuelle Schritte erforderlich. Je mehr Hinweise einlangen, desto mehr manueller Arbeitsaufwand und damit personelle Ressourcen sind erforderlich.
Kosten
Die Kosten für die Anschaffung sind als gering einzustufen, da lediglich ein E-Mail-Postfach einzurichten ist. Auch die laufenden Kosten (Lizenz) sind sehr gering.
Fazit
Einen internen Meldekanal in Form eines E-Mail-Postfachs einzurichten, stellt einen geringen Aufwand dar und Hinweisgebende können vergleichsweise einfach Meldungen abgeben. Welche Informationen in Meldungen enthalten sind, ist von Hinweisgebenden abhängig, da nur bedingt eine Struktur oder Hilfe für die Hinweisabgabe im E-Mail zur Verfügung gestellt werden kann.
Die Abgabe von anonymen Meldungen ist erschwert. Vor allem wenn übermittelte Dokumente Meta-Daten enthalten, die Rückschluss auf den Ersteller ermöglichen.
Die Kommunikation mit Hinweisgebenden ist in der Regel möglich und zur Einhaltung der Fristen müssen diese gesondert verwaltet werden.
Für die strukturierte Ablage von Hinweisen sollten diese auf geschützten Laufwerken abgelegt werden, da sich E-Mail-Postfächer nicht als finaler Speicherort eignen. Darüber hinaus sollten nicht nur Hinweise, sondern auch die Dokumentation der Bearbeitung möglichst unveränderbar abgelegt werden, was ebenfalls nicht in einem E-Mail-Postfach erfolgen sollte.
Weitere Informationen
Welche Möglichkeiten es noch für interne Meldekanäle gibt und die Vor- und Nachteile finden Sie hier.
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