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Allgemein
Über das HinweisManagement ServicePortal (HMSP) können Hinweise schriftlich über ein Hinweisgebersystem abgegeben werden. Hinweisgebende erhalten einen Link zum internen Meldekanal und können bequem über jedes Device, ob innerhalb oder außerhalb der Organisation, Meldungen abgeben. Zusätzlich zum Freitext für die Meldungseingabe werden Hinweisgebende durch die Abfrage von optionalen Informationen bei der Hinweisabgabe unterstützt, um so wichtige Informationen für die Analyse der Hinweise zu sammeln. Hinweisgebende können anonym oder nicht anonym melden. Über das HMSP kann eine Kommunikation mit Hinweisgebenden auch anonym erfolgen.
Organisationen melden sich einfach über die HMSP-Homepage an und erhalten den Link zum internen Meldekanal innerhalb von längstens drei Werktagen, meist jedoch deutlich schneller. Eine Installation oder Personalisierung des HinweisManagement ServicePortals ist nicht erforderlich. Es fallen keine Implementierungskosten an. Unternehmen zahlen lediglich den monatlichen oder jährlichen Mitgliedsbeitrag (ab € 23,75 pro Monat).
Nachdem die Anmeldung und die Zahlung über die Homepage oder mittels Rechnung abgeschlossen sind, erhalten Unternehmen den Link zum internen Meldekanal und Empfehlungen, wie Sie ihn am besten innerhalb der Organisation verteilen. Ebenso wird die Rechnung per E-Mail übermittelt. Im Mitgliederportal auf der HMSP-Homepage können sich Organisationen jederzeit anmelden und ihre Mitgliedschaft und Rechnungen jederzeit einsehen. Weiters gibt es spezielle Ressourcen nur für Mitglieder, wie Checklisten und weiterführende Informationen zum Umgang mit Hinweisgebenden und zur Hinweisbearbeitung. Mit dem HMSP können Organisationen mit wenigen Klicks einen internen Meldekanal einrichten.
Langen Meldungen ein, erhalten die angegebenen Ansprechpartner eine Benachrichtigung und können den Hinweis im HMSP einsehen und bearbeiten. Die Kommunikation mit Hinweisgebenden kann über das HMSP erfolgen. Hinweise können ebenso heruntergeladen werden.
Benötigen Organisationen Unterstützung bei der Hinweisbearbeitung steht ihnen die HMSP-Experten zur Verfügung. Das interdisziplinäre Team übernimmt gerne die Ersteinschätzung oder die gesamte Bearbeitung der Hinweise. Diese Leistungen können von Mitgliedern des HMSP flexibel hinzugebucht werden. Organisationen bestimmten von Fall zu Fall, ob sie Unterstützung benötigen und in welchem Umfang. Der Vorteil des HMSP ist die Verfügbarkeit der Experten. Wenden Sie sich bei Fragen zum Thema Whistleblowing jederzeit an erfahrene Hinweisbearbeiter.
Vorteile
Schnelle & einfache Implementierung
Geringe Kosten
Hinterlegung von Hilfetexten für den Hinweisgebenden
Hinweiserhalt ist nachweislich dokumentiert
24/7 verfügbar
Anonyme Meldungen sind möglich
Zentrale Informationsverwaltung
Übermittlung von Dateien ist möglich
Systemunterstützte Fallbearbeitung (z.B. Checklisten, To-Do-Listen, Fristenmanagement etc.)
Revisionssichere Ablage
Keine IT-Ressourcen für die Implementierung erforderlich
Unterstützung durch Experten
Nachteile
Geringe technische Kenntnis sind für die Meldungsabgabe erforderlich
Manueller Aufwand im Betrieb
Der manuelle Aufwand im Betrieb wird als gering eingestuft.
Hinweise werden direkt in das System eingegeben und können im HMSP bearbeitet werden. Werden Hinweise heruntergeladen und bei der Organisation abgelegt, müssen diese auf gesicherten Laufwerken abgelegt werden.
Im HMSP erfolgt eine datenschutzkonforme und sichere Ablage. Hinweise werden revisionssicher gespeichert. Die Kommunikation mit Hinweisgebenden erfolgt über das HMSP. Weitere Tools sind nicht erforderlich.
Manueller Aufwand bei der Organisation fällt erst an, wenn ein Hinweis einlangt und dann kann die Organisation entscheiden, ob und in welchem Umfang sie Unterstützung vom HMSP-Team wünscht. Von keiner Involvierung, über eine Ersteinschätzung und Checklisten, bis hin zur kompletten Hinweisbearbeitung können Leistungen flexibel bezogen werden.
Kosten
Die Kosten für die Anschaffung sind als gering einzustufen, da lediglich eine Mitgliedschaft (ab € 23,75) beim HMSP erforderlich ist. Das fachliche Wissen wird vom HMSP-Team zur Verfügung gestellt und von Organisationen flexibel gebucht.
Fazit
Das HMSP ist eine einfache und gesetzeskonforme Lösung für die Implementierung eines internen Meldekanals. Mit wenigen Klicks steht ein Hinweisgebersystem als interner Meldekanal zur Verfügung und kann an Beschäftigte, aber auch externe kommuniziert werden. Die Dokumentation und Bearbeitung von Hinweisen erfolgt strukturiert und sicher. Die Experten und Expertinnen des HMSP stehen im Bedarf bei Fragen und die Unterstützung der Hinweisbearbeitung zur Verfügung.
Weitere Informationen
Welche Möglichkeiten es noch für interne Meldekanäle gibt und die Vor- und Nachteile finden Sie hier.
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