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Allgemein
Hinweise können auch persönlich an eine Ombudsperson abgegeben werden. Hinweisgebende kontaktieren bei dieser Variante die ernannte Ombudsperson und geben persönlich ihre Meldung ab. Die persönliche Abgabe von Hinweisen kann eine Hemmschwelle für Hinweisgebende darstellen, vor allem, wenn kein Vertrauen in die Ombudsperson besteht.
Ombudspersonen werden von der Organisation ernannt und können Beschäftigte sein oder auch externe Dienstleister. Sie sollten über die notwendigen Qualifikationen zum Umgang mit Hinweisen und Hinweigebenden verfügen. Die Anzahl und Qualität der Hinweise hängt stark von den Fähigkeiten der Ombudsperson ab. Durch den persönlichen Kontakt mit Hinweisgebenden können direkt Informationen zum gemeldeten Fehlverhalten eingeholt werden.
Der vertrauliche Umgang und die Schaffung einer vertraulichen Gesprächsatmosphäre sind besonders wichtig. Die Identität von Hinweisgebenden gilt es zu schützen. Durch die Wahl bspw. des falschen Gesprächsortes, wo zahlreiche andere Beschäftigte sehen, dass eine bestimmte Person einen Hinweis abgibt, kann der Schutz der Identität von Hinweisgebenden gefährdet werden.
Anonyme Meldungen können ermöglicht werden, wenn als Ombudsperson ein externer Dienstleister ernannt wird, der die Identität der Hinweisgebenden nicht an die Organisation weitergibt.
Da die Abgabe von Meldungen bei dieser Variante eines internen Meldekanals persönlich erfolgt, ist die Verfügbarkeit des internen Meldekanals von der Verfügbarkeit der Ombudsperson abhängig. Es sollten Zeiten definiert werden, während derer die Ombudsperson erreichbar ist.
Unabhängig, ob der interne Meldekanal in Form einer Ombudsperson eingerichtet werden soll, ist gem. § 13 Abs 5 HSchG Hinweisgebenden jederzeit die Möglichkeit zur persönlichen Abgabe von Meldungen einzuräumen. Auf Ersuchen der Hinweisgebenden ist innerhalb von 14 Kalendertagen eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.
Vorteile
Unmittelbare Kommunikation mit den Hinweisgebenden
Anonyme Meldungen können durch eine externe Ombudsperson ermöglicht werden
Nachteile
Zeitlich begrenzte Verfügbarkeit
Qualität der Informationen ist abhängig von Gesprächspartnern
Separate Ablage gemeinsam mit der Dokumentation der Bearbeitung auf bspw. Laufwerken erforderlich
Interne Ombudsperson
Keine anonymen Meldungen
Externe Ombudsperson
Abhängigkeit von Externen
Externe haben weniger Kenntnis über die internen Abläufe
Manueller Aufwand im Betrieb
Der manuelle Aufwand im Betrieb wird als hoch eingestuft.
Die Ombudsperson muss die Hinweise dokumentieren. Nach dem Erstellen des Gesprächsprotokolls müssen diese Hinweisgebenden zur ggf. Berichtigung und Ergänzung, sowie Bestätigung per Unterschrift vorgelegt werden (vgl. § 9 Abs 3 HSchG).
Nachdem der Hinweis abgegeben und dokumentiert wurde, beginnt die eigentliche Analyse der Hinweise, die ebenfalls dokumentiert und gemeinsam mit den Hinweisen auf sicheren Laufwerken abgelegt werden sollte. Auch bei dieser Variante sind verschiedene Systeme und manuelle Schritte für den Erhalt von Hinweisen und die Dokumentation der Bearbeitung erforderlich.
Kosten
Die Kosten für die Anschaffung sind als mittel einzustufen, da eine Person als Ombudsperson, die über ausreichende Expertise verfügt, zu ernennen ist. Jedoch muss definiert werden, zu welchen Zeiten die Ombudsperson verfügbar ist. Eine 24/7-Verfügbarkeit ist nur unter hohen Kosten umsetzbar. Weiters muss dafür Sorge getragen werden, dass im Krankheitsfall oder bei Urlauben eine geeignete Vertretung zur Verfügung steht
Fazit
Bei Ombudspersonen besteht direkter Kontakt zu Hinweisgebenden und Informationen können direkt und persönlich bei Hinweisgebenden abgefragt werden. Vertrauen in die Ombudsperson ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor des internen Meldekanals in Form einer Ombudsperson. Die Qualität und der Umfang der Meldung hängt auch von der Erfahrung der Ombudsperson ab, da diese auf Hinweisgebende eingehen und alle notwendigen Informationen beschaffen muss.
Die persönlichen Gespräche sollten an geeigneten Orten stattfinden und der Schutz der Identität von Hinweisgebenden muss immer gewahrt sein. Die Beauftragung von externen Ombudspersonen ermöglicht anonyme Meldungen und erhöht den Schutz der Identität von Hinweisgebenden.
Soll die Ombudsperson 24/7 zur Verfügung stehen, kann dies sehr kostenintensiv sein. Weiters sind die Dokumentationserfordernisse bei mündlichen Hinweisen gem. HSchG zu beachten, da Hinweisgebenden die Möglichkeit zur Berichtigung, Ergänzung und Bestätigung mittels Unterschrift von Gesprächsprotokollen oder ähnlichem gegeben werden muss.
Bei telefonischen Meldungen ist außerdem die Möglichkeit der anonymen Meldung für Hinweisgebende sehr eingeschränkt, da sie anhand der Stimme erkannt werden können.
Weitere Informationen
Welche Möglichkeiten es noch für interne Meldekanäle gibt und die Vor- und Nachteile finden Sie hier.
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